这两天花了几个小时把《整理的艺术》给过了一遍,因为我之前已经看了《整理的艺术3》《整理的艺术4》以及其他相关整理术相关书籍,所以这本书我看得比较快,重点就是把整个《整理的艺术》系列给梳理一遍,找到适合自己的技巧提高效率等。

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紧张的工作、铺天盖地的信息、可怕的惰性容易使人陷入混乱,丧失热情和创造力。如果不做整理,生活就会变得一团糟。但在瞬息万变的时代,传统的整理方法早已过时。现在,不仅资料需要整理,环境、信息、生活、思维、人脉也需要整理。企业和个人也只有养成整理的习惯,转变思维、调整经营方式和成功模式,才能化被动为主动,获得成功。本书直入正题,以亲切幽默的方式传授了90种简明实用的整理术,教读者通过建立秩序、活用新锐软件和尖端数码产品等手段摆脱混乱,从而获得更高的效率、更多的创意和更好的生活。作者以其经验证明,玩转整理并非难事,翻开这本书你就会知道。

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第一章 资料整理术 集中数据、分散浏览场所

  • 01 打印的纸质资料要毫不留情的废弃
    • 如果电脑中已经有了电子文件,再保存纸质资料就是一种浪费
  • 02 用电子邮件共享、保管会议资料
    • 使用电子文件进行共享和交流
    • 使用邮件进行发送,电子邮件有排序、搜索、利于回忆等好处
    • PDF文件可以解决电子文件篡改和盗用问题
    • 用电子邮件来保存资料,对于近期交流非常方便,长期保留的话,还是要另外存储
  • 03 文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名
    • 注意日期格式要统一
  • 04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件
    • 带文字识别功能的扫描仪产生附带文本的PDF
    • 扫描完的纸质文档碎掉
  • 05 扫描书籍,制作电子书架
    • 用裁纸机裁掉书脊后扫描
    • 有效管理电子书的应用软件Adobe Digital Editions
  • 06 用SugarSync实现“无障碍办公”
    • 国内主要有(金山)快盘和百度云盘、微云等网盘能够实现此功能
    • 同步我的文档和桌面
    • 07 同步保存扫描纸质资料的文件夹
    • 成立移动型工作小组,实现游牧式工作模式
    • 09 只要是文件就全部放入Magic Briefcase:(SugarSync自动产生的文件夹)实现同步
  • 08 充实参考资料,随时实现工作效率最大化
    • 通过看书和去商学院学习,可以获取各种各样方便实用的参考资料
    • 整理自己的参考资料系统:重在参考性,有别于普通的资料分类管理
    • 4P:Product, Price, Place, Promotion
    • 网站营销的3种不同类型-3C:Content, Community, Commerce
  • 10 在目的地或便利店打印必要的资料
    • 网上上传资料,到店打印,资料保存7天
    • 不知国内有没有这样的服务?
  • 11 不关电脑电源,设为待机状态
    • 深有同感,甚至不要待机,要直接睡眠
    • 整理术的目的就是为了“直观地把握,无须深思熟虑”或“不麻烦”
  • 12 用Google Document、Picasa与他人共享文件
    • 国内工作组文档分享服务主要有有道云协作
  • 13 用Eye-Fi自动上传图片
    • 数码相机插入这种卡连接Wifi后拍摄的照片自动上传
  • 14 重要的网页可以截图
    • 火狐浏览器自带有这个功能
    • QQ浏览器自动安装相关插件
  • 15 分类使用SD卡,传递数据更高效
    • SD卡比U盘更轻便,价格差不多,可替代U盘
    • 部分笔记本有SD卡槽,但建议随身带一个SD读卡器
  • 16 纸质资料装入透明文件夹,按时间排列
    • 正在进行的项目,暂时使用纸质文件方便办公
  • 17 用100日元的笔记本整理信息
    • 笔记本封面标上日期,按时间排列
    • 笔记内容页右上角也标上日期
    • 撕掉页脚以快速翻到最新一页
  • 18 集中数据、分散浏览场所
    • 一个口袋原则

第二章 环境整理术 统一环境、简化环境

  • 19 将小物品装入透明文件袋
    • 减少杂乱感
    • 分类放置
  • 20 准备好出差用品,自如应付紧急出差
  • 21 充电全靠USB解决
    • 电子产品太多,充电器太多,只要USB数据线即可
  • 22 实现一物多用
    • 挖掘一种工具的多种用途
  • 23 为笔记本电脑准备三个电源适配器
    • 家里
    • 办公室
    • 随身
  • 24 家里和办公室使用同样的键盘和鼠标
    • 轨迹球?
  • 25 用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化
  • 26 用Xmarks瞬间复制电脑运行环境
    • Firefox的书签和密码等同步插件
    • 将书签显示在侧面更加便于浏览:CRTL+B
    • 目前firefox已经自带此功能
  • 27 将办公桌的右半边变成激发创造力的空间
    • 左侧:核实过去和现在工作的场所,人们在回忆过去的事情时倾向于向左看
    • 右侧:拟定未来企划案的场所,人们在构想未来的蓝图时倾向于向右看
  • 28 通过固定纸巾盒与笔筒的位置来保持桌面井然有序
    • 纸巾盒和笔筒比较轻,属于容易游离的东西,一旦游离,就会侵蚀工作空间,最重要的是将其固定下来能让人静下心来专心工作
  • 29 分隔抽屉,充分利用空间
  • 30 将输入法语言栏放在电脑桌面顶端的中部
    • 有意思,放在右下角经常碍事
  • 31 一机双屏,扩展工作领域
    • 用笔记本支架架高使得显示器处于同一高度
  • 32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家
  • 33 统一、简化工作环境
    • 形成规则
    • 审视规则
    • 形成生存术

第三章 信息整理术 管理时间轴与空间轴

  • 34 扔掉书本,提高信息吸收能力
    • 书架也要新陈代谢
    • 读完就扔
    • 买个大点的书架
  • 35 写书评博客,制作数据库
  • 36 加原创注释,将书籍变成信息数据库
    • 信息加工能力
    • 信息输出能力
  • 37 制作杂志文章数据库
    • 扫描值得保留的部分为PDF,以及对PDF进行标注
  • 38 看报纸只记数字和关键字
    • 报纸上的数据更有说服力和权威性
    • (日本)Nifty网站提供搜索报刊杂志历史信息:国内有吗?
  • 39 用Technorati和”Hatena书签”搜索连上司都不知道的信息
    • Technorati:最新博客信息搜索工具,国内有吗?
    • Hatena书签:共享书签,为书签打标签
  • 40 用RSS阅读器自动收集信息
  • 41 缩印插图,制作专属于自己的词典
  • 42 将图书目录贴到笔记本上,制作图书数据库
  • 43 用手机邮件和Evernote记电子笔记
  • 44 在Twitter上写生活日志
  • 45 增加GPS定位功能,收集整理信息
    • 根据地理位置信息自动分类
  • 46 充分使用标签来整理信息
    • 使用标签管理照片,就不用放入特定的文件夹了
    • 通过人脸识别软件添加姓名
  • 47 用1.5倍的放映速度看电视
    • 各种视频都可以参考这个方法
  • 48 用会议记录Extreme Meetings,提高会议效率
    • 使用大屏幕,在开会的同时制作会议记录
    • 会议开完,记录也已经完成
  • 49 群发邮件,使项目信息冗余化
  • 50 按金字塔原理写邮件
    • 邮件尽量简短,并准确传达信息
    • 《金字塔原理》芭芭拉.明托
  • 51 管理时间轴与空间轴

第四章 生活整理术 将生活常规化,再制造一些惊喜

  • 52 灵活网购,简化生活
    • 53 购买同种商品,免去挑选烦恼
    • 54 一次大量囤积,将担忧扼杀在摇篮里
    • 55 利用便利店代收快递服务,毫无顾虑地购物
  • 56 在公司收取书籍快递,提高自己的声誉
    • 可以买点比较难的书——装
  • 57 拒绝第二次聚会的技巧
    • “我还有工作没做完”;给人一种“很热爱工作的”感觉
    • “如果一会儿的话还行”:去呆几分钟,不失义气,提高评价
  • 58 按穿着顺序整理衣服,消除早晨的烦恼
    • 根据一周的日程或计划将衣服搭配准备好
    • 模式化
  • 59 建立饮食模式,进行营养管理
    • 在几家店之间轮流吃:营养均衡
  • 60 打扫卫生,重振精神,提高专注力
    • 湿巾:手感好,杀菌
  • 61 创造家和公司以外的第三场所
    • 水吧、咖啡厅、酒店、大堂、…
  • 62 先将生活常规化,再制造一些惊喜

第五章 思维整理术 分割信息与整合信息

  • 63 将“不懂”的信息直接装入大脑,在无意识中进行整理
    • 《思考的整理术》外山滋比古
  • 64 睡前输入,睡时工作
    • 上午做输出工作
    • 下午开展实际工作
  • 65 输出信息时,尽量集中精力做一件事
  • 66 提高创造力的TODO列表制作方法
    • 关键是列出今天一定要做的事情
    • 从小事做起,低挡起步,转起来后再高档开展最大的输出型工作
  • 67 统筹管理TODO列表和邮件
    • 邮件+TODO
  • 68 在散步中整理思维
    • 越是走进死胡同,越应该放松下来放宽思绪
    • 让大脑无意识的部分更加活跃
  • 69 用香精、干花等治愈性物品转换思维模式
    • 红色:战斗色系,容易扰乱人们的情绪,提供士气
    • 黄色:提高专注力
    • 绿色:是人心平气和
    • 橘黄色:给人温馨感
  • 70 换一支笔,换一种思维
    • 粗细
      • 0.38:校稿等非常认真的工作
      • 0.5:认真书写
      • 1.0:画大胆的图解
    • 颜色
      • 黑色:给人下定论的感觉
      • 蓝色/蓝黑色:柔和
      • 红色
  • 71 用图解整理思维的技巧
    • 二元组合对立
    • 三个要素
    • 四象限定位
  • 72 用空格强行拓宽思路
    • 曼陀罗9宫格
    • 哥伦布之蛋
    • 虽然游戏很简单,你们却没有一个人会做;知道怎么做以后,你们却都说太简单了!
  • 73 用思维导图将信息网格化
  • 74 用近义词拓宽思路
    • 网络近义词
  • 75 给组群命名,提高一个层面来整理信息
    • 思维的分层能力
    • 富贵病
  • 76 分割信息与整合信息

第六章 人脉整理术 链接人脉和链接的快捷方式

  • 77 扔掉沉睡一年的名片
    • 整理名片能够让你随时提高警惕,努力保持人脉的新鲜度
  • 78 交换得来的名片要立刻写上交换日期
    • 日期章
  • 79 收到的名片要立刻扫描,以方便阅览
  • 80 将名片读取软件当名片检索系统用
  • 81 给见过面的人发送个性化的电子期刊
    • 广告宣传:这与作者的工作有关
  • 82 在突然想起时邮寄手写邮件
  • 83 为结识知名人士举办演讲会
    • 策划组织主办
  • 84 是Spysee掌握他人的人脉
    • QQ、人人网等都有类似的“可能认识的人”“共同好友”功能
  • 85 制作富有个性的个人名片
    • 印上多种职衔及履历等
  • 86 宣布自己愿意做的事情,回避自己不愿意做的事情
    • 名片上的职衔能说话
  • 87 给活动定主题,借此制造新闻
    • 旅游、阅读、采访
  • 88 当中间人,向别人介绍朋友
    • 共享人脉,实现人脉螺旋效应
  • 89 链接人脉与链接的快捷方式
  • 90 用POKEN交换电子名片
    • 实体接触交换电子名片的方式

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