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《超级整理术》为职场人士针对提高工作效率提供了一些很好的点子。作者把工作分为“操作类” 和“思考类” ,而核心就是为“操作类”工作设定规则,提高工作效率 ,省出时间来做更有意义的事。超级整理术以“统一化”、“一元化”和“自动化” 为基础,制定原则,彻底执行 ,争取减少时间的浪费 ,不过分整理 ,有效利用整理出来的时间。
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1.  文件和办公桌的整理
  • 目标
    • 利用整理术创造出最好的工作环境,达到“您想要的东西伸手就能拿到并方便使用”的最佳状态
  • 先准备几样工具
    • 托盘 ,透明文件夹 ,口袋式的透明文件夹 ,小文件柜(或抽屉式的小信箱) ,大纸盒
  • 文件的整理方法
    • 近期需要用到的,使用透明文件夹,给透明文件夹加上封面
    • 需要存放起来的,放进抽屉保管
    • 不知以后是否要需要,暂且保存起来的 ,放在文件夹中,用纸箱装起来,年底大扫除
    • 非以上3种,直接处理掉
  • 文件相关的一些技巧
    • 统一大小和形状,还有颜色
    • 托盘的使用方法,从上到下,按时间来排序
    • 重要的已办文件用大文件夹保管,在大文件夹的侧面加上标签
  • 办公桌的整理方法
    • 常用的东西放在桌面上
    • 东西摆放在固定的位置
    • 抽屉里摆放的东西也应有固定的位置
  • 书籍、杂志与名片的整理方法
    • 已读完的书,做好摘录
    • 把有用的内容剪下来后,杂志就可以扔了
    • 定期整理名片,在名片 上写上“与其主人见面的日期、地点、其外贸特征”
2. 电脑和电子邮件的整理
  • 目标
    • 把电脑当作自己的“外脑”,实现一元化,把信息集中在一台轻巧便携的笔记本电脑内
  • 电脑信息的整理方法
    • 文件夹三层分类 :LEVEL1 工作 ,LEVEL2 大分类文件夹 ,LEVEL3 小分类文件夹
    • 给文件起名时要加上日期 ,统一命名规则
    • 桌面要整理清爽 ,电脑桌面上的文件夹数量最多不超过10个 ,放“大分类”文件夹快捷方式 ,总之按鼠标不要超过三下就应该能找到想要的文件
    • 为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上
  • 邮件的整理方法
    • 邮件只读一遍,然后立即回复
    • 早回复,对方也会尽快处理
    • 已读邮件用分类项目进行整理
3. 关于大脑信息的整理
  • 把头脑清空,把将要做的事全部记录在TO DO上,大脑中没有大量需要记住的事情,思路很清晰
  • 争取把工作委托给他人
  • 用检查目录进行整理会更高效
  • 开会也要设定规则
    • 全体参会人员都应知晓会议议题
    • 当场做好会议记录并发送给参会人员
    • 把会议记录原封不动地保存进TO DO里面
4 .关于时间的整理
  • 利用TO DO整理时间,根据TO DO不慌不忙地开展工作
  • 创造可以集中注意力的环境,一定要有“能够努力工作”的时间段
  • 打电话也要提高效率,无论多么重要的事情,都应该在三分钟内结束通话
  • 不要把工作日和休息日分开考虑,保持作息制度
我们可能已经在不同地方见到了类似的各种技巧,但是往往都是难以坚持,尽量在自己喜欢或者能够提高自己积极性的地方工作吧。

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