有时任务过于艰巨或者可能因为缺少专门的技术或设备,你的公司无法自行完成。这时你需要聘请一个外部公司来完成你的一些项目工作。这称为采购,这家外部公司就称为卖方,你的公司为买方。采购管理(Procurement Management)知识领域系统的介绍了采购相关的知识,它包括4个过程:

  • 计划采购管理(Plan Procurement Management)
  • 实施采购(Conduct Procurements)
  • 控制采购(Control Procurements)
  • 结束采购(Close Procurements)

1. 计划采购管理(Plan Procurement Management)

输入(Inputs)
企业环境要素(Enterprise Environmental Factors)
组织过程资产(Organizational Process Assets)
项目管理计划(Project Management Plan)
干系人登记表(Stakeholder Register)
风险登记表(Risk Register)
活动成本估算(Activity Cost Estimates)
活动资源需求(Activity Resource Requirements)
需求文档(Requirements Documentation)
进度(Schedule)
工具或技术(Tools and Techniques)
自制或外购分析(Make or Buy Analysis)
市场调查(Market Search)
专家判断(Expert Judgment)
会议(Meeting)
输出(Outputs)
采购管理计划(Procurement Management Plan)
采购工作说明书(Procurement Statement of Work)
自制或外购决策(Make or Buy Decision)
采购文档(Procurement Documents)
供方选择标准(Source Selection Criteria)
项目文档更新(Project Document Updates)
变更请求(Change Requests)

采购管理计划(Procurement Management Plan)包括以下内容:

  • 外包工作或产品的计划交付日期
  • 将使用的公司标准文档
  • 计划使用的合同类型,以及用来测量承包商绩效的标准
  • 对于计划为项目创建的所有合同,需要知道的所有相关的约束或假设

自制或外购分析(Make or Buy Analysis)一般会从成本、范围、进度和时间等方面考虑。

合同类型(Types of Contractual Agreements)

  • 固定价格合同(Fixed Price Contracts)(FP)
    • 固定价格加激励费用(Fixed Price Plus Incentive Fee)(FPIF)
    • 纯固定价格(Firm Fixed-Price)(FFP)
  • 成本补偿合同(Cost-Reimbursable Contracts)
    • 成本加固定费用(Costs Plus Fixed Fee)(CPFF)
    • 成本加奖励费用(Costs Plus Award Fee)(CPAF)
    • 成本加激励费用(Costs Plus Incentive Fee)(CPIF)
  • 时间和材料(Time and Materials)(T&M)

针对几种不同的合同类型,对于买方和卖方的风险分析如下:

  • 针对买方:从交付风险成本方面考虑
    • 固定价格合同主要是交付风险
    • 成本补偿合同则主要是成本失控风险
  • 针对卖方:从工作量获利方面考虑
    • 固定价格合同主要是工作量超出导致利润减少
    • 成本补偿合同则主要是补偿的费用可能得不到或价值不高
  • 如果不能准确的知道合同要持续多长时间,时间和材料合同是最合适的,即能保护买方,也能保护卖方。

关于合同的其他要点

  • 每个合同都要概要列出要完成的工作和工作的相应报酬
  • 要注意总成本假设
  • 一定要确保买方和卖方都满意

采购文档(Procurement Documents)可能包含以下内容:

  • 采购工作说明书(Procurement Statement of Work)(SOW)
  • 投标邀请书(Invitation for Bid)(IFB)
  • 信息请求(Requests for Information)(RFI)
  • 建议书请求(Request for Proposals)(RFP)
  • 报价邀请书(Invitation for Quote)(IFQ)
  • 订单(Purchase Order)

2. 实施采购(Conduct Procurements)

输入(Inputs)
组织过程资产(Organizational Process Assets)
采购管理计划(Procurement Management Plan)
项目文档(Project Documents)
采购工作说明书(Procurement Statement of Work)
自制或外购决策(Make or Buy Decision)
采购文档(Procurement Documents)
供方选择标准(Source Selection Criteria)
卖方建议书(Seller Proposals)
工具或技术(Tools and Techniques)
分析技术(Analytical Techniques)
广告(Advertising)
独立估算(Independent Estimates)
投标人会议(Bidder Conferences)
专家判断(Expert Judgment)
采购谈判(Procurement Negotiation)
建议书估算技术(Proposal Evaluation Techniques)
输出(Outputs)
选择的卖方(Selected Seller)
合同(Agreements)
项目文档更新(Project Document Updates)
项目管理计划更新(Project Management Plan Updates)
变更请求(Change Requests)
资源日历(Resource Calendars)

3. 控制采购(Control Procurements)

输入(Inputs)
来自卖方
工作绩效数据(Work Performance Data)
工作绩效报告(Work Performance Reports)
批准的变更请求(Approved Change Requests)
项目管理计划(Project Management Plan)
合同(Agreement)
采购文档(Procurement Documents)
工具或技术(Tools and Techniques)
保证项目运行的工具和技术
支付系统(Payment Systems)
记录管理系统(Records Management System)
查找和修正问题的工具和技术
索赔管理(Claims Administration)
绩效报告(Performance Reporting)
采购绩效审查(Procurement Performance Review)
检查和审计(Inspections and Audits)
合同变更控制系统(Contract Change Control System)
输出(Outputs)
工作绩效信息(Work Performance Information)
采购文档更新(Procurement Documents Updates)
项目文档更新(Project Document Updates)
组织过程资产更新(Organizational Process Assets Updates)
变更请求(Change Requests)
采购绩效审查(Procurement Performance Review)检查和审计(Inspections and Audits)区别在于:
  • 采购绩效审查有关于工作
  • 检查与审计有关于可交付成果和产品

4. 结束采购(Close Procurements)

输入(Inputs)
项目管理计划(Project Management Plan)
采购文档(Procurement Documents)
工具或技术(Tools and Techniques)
采购审计(Procurement Audits)
采购谈判(Procurement Negotiations)
记录管理系统(Records Management System)
输出(Outputs)
结束采购(Close Procurements)
组织过程资产更新(Organizational Process Assets Updates)

到此,采购管理知识领域的内容整理完毕!

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